La présente note d’information a pour objet de fournir des détails sur le traitement par les Laboratoires Coloplast SAS, 8 rue Roger Salengro, 94120 Fontenay-sous-Bois France, des données à caractère personnel dans le cadre de ses interactions avec les professionnels de santé français.
1. Qui est responsable du traitement de mes données ?
Les Laboratoires Coloplast SAS (ci-après « Coloplast ») sont responsables du traitement de vos données personnelles.
2. Comment mes données sont-elles traitées ?
Les informations ci-dessous énumèrent les fins auxquelles vos données à caractère personnel sont utilisées et, pour chaque finalité, quelles données nous collectons, (ii) avec qui les données sont partagées, (iii) combien de temps elles sont conservées et (iv) sur quelle base juridique elles sont traitées. La description de la base juridique est faite en référence aux articles applicables du Règlement Général sur la Protection des Données de l’UE (« RGPD »).
Les données à caractère personnel que Coloplast peut recueillir et traiter dans le cadre de ses interactions avec les professionnels de santé français sont énumérées ci-dessous. Les données à caractère personnel énumérées ci-dessous sont des exemples de données que Coloplast peut collecter et traiter. Selon les informations que Coloplast a collecté directement auprès de vous ou qui ont été fournies à Coloplast par ses fournisseurs (comme la société IQVIA), Coloplast peut détenir seulement certaines des données à caractère personnel mentionnées ci-dessous.
2.1 Gestion des activités marketing et promotionnelles
Pour quelle(s) finalité(s) collectez-vous et utilisez-vous les données me concernant ?
Communiquer avec vous par courrier, téléphone, e-mail, médias sociaux, applications et autres canaux, pour envoyer des bulletins d'information et des documents marketing et/ou promotionnels sur les offres de Coloplast qui vous intéressent en tant que professionnel de santé (catégories de données 1 à 4).
Adapter les informations que Coloplast vous enverra en fonction de vos préférences et de vos données (données professionnelles, domaine d'expertise médicale, et détails des transactions et des activités), y compris sous la forme de messages personnalisés, de rappels, d'offres spéciales et de promotions. (catégories de données 1 à 5).
Effectuer une analyse de segmentation sur la base de vos données professionnelles, de votre domaine d'expertise médicale, des détails de vos transactions et de vos activités, ainsi que de vos préférences en matière d'information, afin d’améliorer nos connaissances, de mener des campagnes adaptées et de vous adresser des informations qui présentent un intérêt pour vous. (catégories de données 1 à 5).
Quelles données me concernant sont collectées ?
Les données collectées sont les informations que vous fournissez directement à Coloplast et/ou celles fournies à Coloplast par ses fournisseurs. Cela peut inclure :
- Données professionnelles (prénom, nom, adresse professionnelle et, si besoin, numéro d’enregistrement professionnel national),
- Coordonnées professionnelles (adresse e-mail et, si besoin, numéro de téléphone),
- Domaine d'expertise médicale ou para-médicale,
- Préférences en matière d'information : Le type d'informations que vous avez choisi de recevoir,
- Détails des transactions et des activités : commandes, factures, date et heure des appels, réunions et autres interactions avec Coloplast, notes résultant des interactions avec Coloplast, correspondances avec Coloplast (par exemple, les e-mails et, le cas échéant, les appels enregistrés), activités dans les applications Coloplast et les visites sur les sites Web (par exemple, HCP Universe).
Avec qui partagez-vous ces données ?
Les tiers qui agissent sur instruction de Coloplast (par exemple, les fournisseurs d'hébergement informatique). Coloplast ne vend pas ou ne partage pas vos données avec d'autres tiers qui les utilisent à des fins propres.
Sur quelle base légale traitez-vous ces données ?
Les données sont traitées sur la base de notre intérêt légitime à interagir et à communiquer (y compris par l'envoi de communications marketing et promotionnelles) avec les professionnels de santé sur nos produits et leurs performances et bénéfices, sur les services proposés par Coloplast, et les former à l'utilisation sûre et efficace des produits Coloplast, cf. article 6(1)(f) du RGPD.
Pendant combien de temps conservez-vous ces données ?
Pour toute la durée de la relation commerciale. Les données seront anonymisées si la personne concernée demande à ne plus recevoir de communications marketing et promotionnelles ou si aucune interaction significative entre la personne concernée et Coloplast n'a eu lieu au cours des trois (3) dernières années suivant le début de la relation commerciale (les interactions peuvent inclure, sans s’y limiter, toutes les commandes, lettres, courriels, appels ou tout autre type de communication), à moins que Coloplast ne soit soumis à des obligations légales qui exigent la conservation des données pour une période plus longue.
2.2 Gestion des inscriptions aux sessions d’information sur les produits Coloplast
Pour quelle(s) finalité(s) collectez-vous et utilisez-vous les données me concernant ?
Gérer vos demandes d’inscription aux sessions d’information sur les produits Coloplast (y compris le suivi post-session que ce soit par courriel, SMS, rendez-vous physiques ou téléphoniques) (catégories de données 1 à 4).
Quelles données me concernant sont collectées ?
Les données collectées sont les informations que vous fournissez directement à Coloplast et/ou celles fournies à Coloplast par ses fournisseurs. Cela peut inclure :
- Données professionnelles (prénom, nom, adresse professionnelle, y inclus exercice ville/hôpital, spécialité et, si besoin, numéro d’enregistrement professionnel),
- Coordonnées professionnelles (adresse e-mail et, si besoin, numéro de téléphone),
- Domaine d'expertise/spécialité médicale ou paramédicale,
- Préférences en matière d'information : la thématique choisie pour les sessions d’information.
Avec qui partagez-vous ces données ?
Les tiers qui agissent sur instruction de Coloplast (par exemple, les fournisseurs d'hébergement informatique). Coloplast ne vend pas ou ne partage pas vos données avec d'autres tiers qui les utilisent à des fins propres.
Sur quelle base légale traitez-vous ces données ?
Les données sont traitées sur la base de notre intérêt légitime à interagir et à communiquer (y compris par l'envoi de communications marketing et promotionnelles) avec les professionnels de santé sur nos produits et leurs performances et bénéfices, sur les services proposés par Coloplast, et les former à l'utilisation sûre et efficace des produits Coloplast, cf. article 6(1)(f) du RGPD.
Pendant combien de temps conservez-vous ces données ?
Les données sont conservées pendant une durée de 12 mois, puis anonymisées sauf si Coloplast doit conserver les données pour une période plus longue en vertu de la loi ou si Coloplast traite certaines de ces données pour une ou plusieurs autres finalités mentionnées dans ce paragraphe (2).
2.3 Gestion des demandes d’échantillons de produits
Pour quelle(s) finalité(s) collectez-vous et utilisez-vous les données me concernant ?
Gérer les demandes d’échantillons et documentation produit associées, y compris assurer un suivi à la suite de la réception des échantillons (suivi effectué par téléphone, SMS ou courriel) (catégories de données 1 à 4).
Quelles données me concernant sont collectées ?
Les données collectées sont les informations que vous fournissez directement à Coloplast et/ou celles fournies à Coloplast par ses fournisseurs. Cela peut inclure :
- Données professionnelles (prénom, nom, adresse professionnelle, y inclus exercice ville/hôpital, spécialité et, si besoin, numéro d’enregistrement professionnel),
- Coordonnées professionnelles (adresse e-mail et, si besoin, numéro de téléphone),
- Domaine d'expertise/spécialité médicale ou paramédicale,
- Désignation, référence, quantité et valeur des produits demandés.
Détails des transactions et des activités : commandes, factures, date et heure des appels, réunions et autres interactions avec Coloplast, notes résultant des interactions avec Coloplast, correspondances avec Coloplast (par exemple, les e-mails et, le cas échéant, les appels enregistrés), activités dans les applications Coloplast et les visites sur les sites Web (par exemple, HCP Universe).
Avec qui partagez-vous ces données ?
Les tiers qui agissent sur instruction de Coloplast (par exemple, les fournisseurs d'hébergement informatique), le site internet public unique dans le cadre de la transparence des liens.
Coloplast ne vend pas ou ne partage pas vos données avec d'autres tiers qui les utilisent à des fins propres.
Sur quelle base légale traitez-vous ces données ?
Les données sont traitées sur la base de l’obligation légale à la charge de Coloplast de recueillir vos données à caractère personnel pour satisfaire à ses obligations au titre de la loi relative à la transparence des liens, cf. article 6(1)(c) du RGPD.
Pendant combien de temps conservez-vous ces données ?
Pour toute la durée de la relation commerciale. Les données seront anonymisées si la personne concernée demande à ne plus recevoir de communications marketing et promotionnelles ou si aucune interaction significative entre la personne concernée et Coloplast n'a eu lieu au cours des trois (3) dernières années suivant le début de la relation commerciale (les interactions peuvent inclure, sans s’y limiter, toutes les commandes, lettres, courriels, appels ou tout autre type de communication), à moins que Coloplast ne soit soumis à des obligations légales qui exigent la conservation des données pour une période plus longue.
2.4 Gestion des prises de rendez-vous avec les équipes commerciales de Coloplast
Pour quelle(s) finalité(s) collectez-vous et utilisez-vous les données me concernant ?
Gérer les demandes et prises de rendez-vous, par courriel, SMS ou téléphone avec les équipes commerciales de Coloplast, y compris le suivi des rendez-vous (catégories de données 1 à 3).
Quelles données me concernant sont collectées ?
Les données collectées sont les informations que vous fournissez directement à Coloplast et/ou celles fournies à Coloplast par ses fournisseurs. Cela peut inclure :
- Données professionnelles (prénom, nom, adresse professionnelle, spécialité et, si besoin, numéro d’enregistrement professionnel),
- Coordonnées (adresse e-mail et, si besoin, numéro de téléphone),
- Domaine d'expertise/spécialité médicale ou paramédicale.
Préférences de rendez-vous (date et heure).
Avec qui partagez-vous ces données ?
Les tiers qui agissent sur instruction de Coloplast (par exemple, les fournisseurs d'hébergement informatique).
Coloplast ne vend pas ou ne partage pas vos données avec d'autres tiers qui les utilisent à des fins propres.
Sur quelle base légale traitez-vous ces données ?
Les données sont traitées sur la base de notre intérêt légitime à interagir et à communiquer (y compris par l'envoi de communications marketing et promotionnelles) avec les professionnels de santé sur nos produits et leurs performances et bénéfices, sur les services proposés par Coloplast, et les former à l'utilisation sûre et efficace des produits Coloplast, cf. article 6(1)(f) du RGPD.
Pendant combien de temps conservez-vous ces données ?
Pour toute la durée de la relation commerciale. Les données seront anonymisées si aucune interaction significative entre la personne concernée et Coloplast n'a eu lieu au cours des trois (3) dernières années suivant le début de la relation commerciale (les interactions peuvent inclure, sans s’y limiter, toutes les commandes, lettres, courriels, appels ou tout autre type de communication), à moins que Coloplast ne soit soumis à des obligations légales qui exigent la conservation des données pour une période plus longue.
2.5 Gestion des contrats et conventions
Pour quelle(s) finalité(s) collectez-vous et utilisez-vous les données me concernant ?
Gérer et exécuter les contrats et conventions, y inclus les paiements, la gestion de l’archivage et la gestion des formalités auprès des autorités compétentes (notamment les Ordres et les Agences Régionales de Santé) (catégories de données 1 à 5).
Quelles données me concernant sont collectées ?
Les données collectées sont les informations que vous fournissez directement à Coloplast et/ou celles fournies à Coloplast par ses fournisseurs. Cela peut inclure :
- Données professionnelles (prénom, nom, adresse professionnelle, spécialité et, si applicable, numéro d’enregistrement professionnel),
- Coordonnées (adresse e-mail et, si besoin, numéro de téléphone),
- Domaine d'expertise/spécialité médicale ou paramédicale,
- Adresse personnelle et date de naissance (le cas échéant),
- Numéro de sécurité sociale et coordonnées bancaires (le cas échéant).
Données relatives aux contrats et conventions : objet du contrat/de la convention, date d’entrée en vigueur, durée et date d’échéance, rémunérations, défraiements et autres avantages (date, nature, nombre et montant).
Avec qui partagez-vous ces données ?
Le cas échéant, la société IQVIA (prestataire en charge des soumissions des contrats et conventions auprès des autorités compétentes), les autorités compétentes, les organismes en charge de la perception des cotisations et charges sociales.
Le numéro de sécurité sociale et la date de naissance ne sont partagés qu’avec les organismes en charge de la perception des cotisations et charges sociales.
Coloplast ne vend pas ou ne partage pas vos données avec d'autres tiers qui les utilisent à des fins propres.
Sur quelle base légale traitez-vous ces données ?
Les données sont traitées sur la base de l’obligation légale à la charge de Coloplast de recueillir vos données à caractère personnel pour satisfaire à ses obligations au titre des lois et réglementations anti-cadeau (avantages offerts par les personnes fabriquant ou commercialisant des produits ou des prestations de santé), celles relatives au règlement des cotisations et charges sociales dues au titre de la rémunération versée, cf. article 6(1)(c) du RGPD.
Pendant combien de temps conservez-vous ces données ?
Pour toute la durée de la relation commerciale. Les données seront anonymisées si la personne concernée demande à ne plus recevoir de communications marketing et promotionnelles ou si aucune interaction significative entre la personne concernée et Coloplast n'a eu lieu au cours des trois (3) dernières années suivant le début de la relation commerciale (les interactions peuvent inclure, sans s’y limiter, toutes les commandes, lettres, courriels, appels ou tout autre type de communication), à moins que Coloplast ne soit soumis à des obligations légales qui exigent la conservation des données pour une période plus longue.
2.6 Respect des exigences légales et réglementaires applicables
Pour quelle(s) finalité(s) collectez-vous et utilisez-vous les données me concernant ?
Se conformer aux exigences légales et réglementaires en vigueur à la charge de Coloplast (loi anti cadeau, loi sur la transparence des liens d’intérêts et obligations fiscales) (catégories de données 1 à 5).
Quelles données me concernant sont collectées ?
Les données collectées sont les informations que vous fournissez directement à Coloplast et/ou celles fournies à Coloplast par ses fournisseurs. Cela peut inclure :
- Données professionnelles (prénom, nom, adresse professionnelle, spécialité et, si applicable, numéro d’enregistrement professionnel),
- Coordonnées (adresse e-mail et, si besoin, numéro de téléphone),
- Domaine d'expertise/spécialité médicale ou para-médicale,
- Numéro de sécurité sociale (le cas échéant),
- Données relatives aux contrats, conventions et avantages : objet du contrat, date d’entrée en vigueur, durée et date d’échéance, rémunérations, défraiements et autres avantages (date, nature, nombre et montant).
Avec qui partagez-vous ces données ?
Le cas échéant, la société IQVIA (prestataire en charge des soumissions des contrats et conventions auprès des autorités compétentes), les autorités compétentes, les organismes en charge de la perception des cotisations et charges sociales.
Le numéro de sécurité sociale n’est partagé qu’avec les organismes en charge de la perception des cotisations et charges sociales.
Coloplast ne vend pas ou ne partage pas vos données avec d'autres tiers qui les utilisent à des fins propres.
Sur quelle base légale traitez-vous ces données ?
Les données sont traitées sur la base de l’obligation légale à la charge de Coloplast de recueillir vos données à caractère personnel pour satisfaire à ses obligations au titre des lois et réglementations anti-cadeau (avantages offerts par les personnes fabriquant ou commercialisant des produits ou des prestations de santé), celles relatives à la transparence des liens, au règlement des cotisations et charges sociales dues au titre de la rémunération versée, cf. article 6(1)(c) du RGPD.
Pendant combien de temps conservez-vous ces données ?
Pour toute la durée de la relation commerciale. Les données seront anonymisées si la personne concernée demande à ne plus recevoir de communications marketing et promotionnelles ou si aucune interaction significative entre la personne concernée et Coloplast n'a eu lieu au cours des trois (3) dernières années suivant le début de la relation commerciale (les interactions peuvent inclure, sans s’y limiter, toutes les commandes, lettres, courriels, appels ou tout autre type de communication), à moins que Coloplast ne soit soumis à des obligations légales qui exigent la conservation des données pour une période plus longue.
Vous pouvez demander à ne plus recevoir de communications marketing et promotionnelles à tout moment et sans frais. Cela n'aura aucun impact négatif sur vous, mais vous ne pourrez plus bénéficier des services et avantages associés. Si vous décidez de ne plus recevoir de communications marketing et promotionnelles, cela n'affectera pas la légalité du traitement de vos données avant votre décision.
Les conseils techniques adaptés, l'adaptation des informations et l'analyse de segmentation effectués ne produisent pas d'effets juridiques ou autres effets significatifs similaires pour vous. Ils n'affecteront pas, par exemple, les prix qui vous sont proposés et ne vous empêcheront pas d'acheter des produits et des services.
Veuillez consulter la Politique mondiale de gestion des données à caractère personnel de Coloplast pour plus d'informations sur la façon dont Coloplast traite vos données à caractère personnel et obtenir les coordonnées du délégué à la protection des données de Coloplast.
3. Quels sont mes droits ?
En vertu du RGPD, vous jouissez des droits suivants concernant les données vous concernant traitées par Coloplast :
• Droit d’accès : vous avez le droit d’accéder aux données que nous traitons vous concernant. Pour les données publiées sur la base ‘transparence-santé », le droit d’accès s’effectue à partir de ladite base.
• Droit de rectification : vous avez le droit de demander la rectification de toute donnée inexacte que nous traitons vous concernant. Pour les données publiées sur la base ‘transparence-santé », le droit de rectification s’effectue à partir de ladite base.
• Droit à l’effacement : dans certains cas, vous avez le droit de faire effacer vos données avant le délai général d’effacement défini dans nos règles de conservation. Le droit à l’effacement ne s’applique pas aux données traitées par Coloplast et transmises au site internet public unique dans le cadre de la transparence des liens.
• Droit à la limitation du traitement : dans certains cas, vous avez le droit de limiter le traitement de vos données que nous effectuons. Dans ces cas, nous sommes uniquement autorisés (en dehors de la conservation) à traiter ces données en vue de l’exercice de droits en justice, de la protection des droits d’une autre personne physique ou pour un motif d’intérêt public important.
• Droit de retrait du consentement : dans certaines situations, Coloplast peut recueillir et utiliser vos données à caractère personnel sur la base de votre consentement explicite. Si tel est le cas, vous aurez reçu une notification écrite spécifique de Coloplast contenant plus de détails. Vous avez le droit de révoquer votre consentement à tout moment, et Coloplast cessera alors d’utiliser ces données à caractère personnel.
• Droit d’opposition : dans certains cas, vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données. Le droit d’opposition ne s’applique pas aux données traitées par COLOPLAST et transmises au site internet public unique dans le cadre de la transparence des liens.
• Droit à la portabilité des données : dans certains cas, vous avez le droit de recevoir vos données dans un format structuré et couramment utilisé, et de les faire transmettre à un tiers sur votre demande.
Si vous souhaitez exercer un quelconque de ces droits, veuillez envoyer un e-mail à l’adresse privacyrequests@coloplast.com.
Si vous n’êtes pas satisfait de la façon dont nous traitons vos données à caractère personnel, vous pouvez déposer une réclamation auprès du délégué à la protection des données de Coloplast. Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle compétente. En France, l’autorité compétente est la CNIL (www.cnil.fr).
4. Comment contacter Coloplast?
Pour toute question, veuillez contacter privacyrequests@coloplast.com ou contacter votre représentant local de Coloplast. Trouvez votre représentant local de Coloplast ici : Entités locales Coloplast (coloplastcare.com).