Code de conduite des distributeurs

Le succès de Coloplast est fondé sur la qualité, l’intégrité des affaires et un comportement responsable de la part de nos employés et de nos partenaires commerciaux travaillant sous contrat.

Le présent Code de conduite des distributeurs énonce les attentes de Coloplast en matière de relations avec les distributeurs. Il inclut les dix principes fondamentaux du Pacte mondial des Nations-Unies dans les domaines des droits de l’homme, du droit du travail, du droit de l’environnement et de la lutte contre la corruption que Coloplast soutient, et vise régulièrement à respecter et à promouvoir.

Le présent Code de conduite des distributeurs s’applique à tous les distributeurs, quels que soient leur pays et leur territoire. Toutefois, si les lois, réglementations ou normes locales dans ce territoire sont plus strictes que le présent Code de conduite des distributeurs, le distributeur doit, dans ce cas, respecter les réglementations appliquées dans son pays.

Section I – Intégrité des affaires

Coloplast souhaite être reconnue en tant qu’entreprise digne de confiance faisant respecter des normes élevées en matière de conduite éthique. Nous atteignons nos objectifs commerciaux grâce à la qualité de nos produits, à nos compétences professionnelles et en agissant avec intégrité dans tout ce que nous faisons et en nous opposant et en luttant contre toute forme de corruption.

1. Lutte contre la corruption

Coloplast s’engage à exercer ses activités sans avoir recours à l'extorsion de fonds, la corruption et toute activité illégale, malhonnête ou frauduleuse. Un distributeur ne doit pas offrir, donner, promettre ou autoriser des pots-de-vin, des cadeaux, des prêts, des rémunérations, des récompenses ou tout autre avantage à des agents publics quels qu’ils soient, à des clients aux employés de Coloplast ou à toute autre personne afin d'obtenir un avantage commercial ou influencer toute action ou décision. Le distributeur doit se conformer à toutes les lois et réglementations anti-corruption locales et internationales applicables, y compris la loi fédérale américaine « Foreign Corrupt Practices Act » et la loi britannique « Bribery Act ». Le distributeur doit s'assurer que lui-même, son personnel et toutes les personnes travaillant pour lui sont informés de ces lois et réglementations et prendront toutes les mesures nécessaires pour s'y conformer."

2. Concurrence loyale

Coloplast s'engage à respecter le principe de la libre concurrence en excluant les ententes illicites et les abus de position dominante. Les lois de la concurrence promulguées dans certains pays sont conçues pour s'assurer que la concurrence reste vigoureuse et exempte de toute collusion. La perception même d'une conduite illicite doit être évitée. Il est demandé au distributeur de se conformer à toutes les lois et réglementations antitrust et régissant la concurrence applicable. Les pratiques d’une concurrence juste et vigoureuse impliquent de : - toujours répondre à un appel d’offres indépendamment des concurrents et de ne jamais discuter des pratiques en matière d’appels d’offres ; - ne jamais conclure de contrats, de pratiques concertées ou d’ententes qui pourraient entraver la concurrence et de ne jamais échanger d’informations sensibles du point de vue de la concurrence ;- de ne jamais partager avec les concurrents des informations au sujet des prix ou des informations qui pourraient affecter les prix, notamment des informations sur les coûts, la production, les produits et services, les territoires de vente, les canaux de distribution, les clients ou toute autre information commerciale non rendue publique ;- de ne jamais créer de désavantage injustifié pour les partenaires commerciaux, surtout dans les pays où le distributeur a une position dominante ; - de ne recueillir des informations sur la concurrence qu’en utilisant des moyens éthiques et des sources légales.

3. Fraude

Coloplast ne tolère aucune fraude et l’interdit, la fraude étant l'action ou l'intention de tricher, de tromper, de voler, d'abuser, de donner une image fausse ou de mentir afin d'obtenir un avantage personnel ou professionnel. La fraude est un agissement malhonnête et incompatible avec les valeurs et la culture de Coloplast. Les allégations de fraude seront examinées et transmises aux organismes chargés de l'application des lois qui pourront engager une poursuite pénale le cas échéant. Le distributeur ne doit pas agir de façon frauduleuse, notamment : - par le vol de fonds ou de biens appartenant à Coloplast ; - par le détournement des ressources de Coloplast à des fins personnelles ; - par la création ou l’envoi de demandes de remboursement falsifiées ; - par la contrefaçon de factures ou de documentation ; - par la falsification intentionnelle des comptes ou des bilans financiers ; - par le vol ou le détournement de droits de propriété intellectuelle ; - par le vol ou le détournement de biens ou d’informations commerciales confidentielles ou exclusives.

4. Confidentialité, délit d’initié et propriété intellectuelle

Les informations commerciales de Coloplast sont extrêmement précieuses et doivent être protégées. Il est attendu que le distributeur respecte les informations exclusives et confidentielles de Coloplast, qu'il ne les divulgue pas à un tiers non autorisé et qu'il les utilise uniquement dans le cadre des activités professionnelles légitimes de Coloplast. En outre, les informations que les clients et partenaires commerciaux de Coloplast fournissent à Coloplast ou au distributeur en toute bonne foi doivent être traitées avec le même niveau de confidentialité. Le distributeur doit s'assurer que les informations non rendues publiques obtenues au cours de sa relation commerciale avec Coloplast ne sont pas utilisées en vue de l’obtention d’un avantage personnel pour le distributeur, ses employés ou d'autres personnes et le distributeur ne doit jamais acheter ou vendre des titres de toute entreprise en se fondant sur des informations privilégiées, que cette entreprise soit une entreprise concurrente, un partenaire commercial, un fournisseur ou toute autre partie. Le distributeur ne doit jamais divulguer des informations privilégiées ou encourager quiconque à prendre une décision sur l’achat ou la vente de titres en se fondant sur des informations privilégiées. Le distributeur doit respecter les droits de propriété intellectuelle et les informations confidentielles appartenant à des tiers et ne doit pas violer les droits de propriété intellectuelle des autres.

5. Protection des données

Le distributeur doit garantir le respect de la confidentialité des données des employés et des consommateurs. Lors de l'obtention et du traitement des données personnelles, le distributeur doit respecter toutes les lois et réglementations applicables en matière de traitement des données personnelles et veiller tout particulièrement à se conformer aux lois et réglementations applicables en matière de traitement des données personnelles sensibles.

6. Conflits d’intérêts

Le distributeur est dans l'obligation d'identifier et d'empêcher les situations comportant un conflit d’intérêts réel ou même l’apparence d’un conflit d’intérêts. Il est important que les décisions à caractère professionnel ne soient pas influencées de manière inappropriée par des intérêts privés ou des relations personnelles. Cette mesure s’applique également aux interactions entre les distributeurs et les employés de Coloplast.

7. Contrôle des exportations et pratiques restrictives

Le distributeur doit se conformer à toutes les lois et réglementations applicables régissant le commerce et les exportations vers certains pays, certaines organisations et certaines personnes.

8. Registres et archives

Toutes les transactions et dépenses effectuées au nom de Coloplast doivent être enregistrées et conservées avec exactitude dans les registres, les archives et les comptes du distributeur, en temps voulu et en les détaillant suffisamment conformément aux principes comptables généralement reconnus. Il est strictement interdit d’inclure des écritures fausses, trompeuses, incomplètes, dupliquées, inexactes ou artificielles dans les registres et les archives du distributeur.

9. Modification de documents originaux émis par Coloplast A/S

Le distributeur ne doit jamais modifier la facture originale émise par Coloplast pour diminuer le coût des droits de douane et/ou des taxes en réduisant les prix d'acquisition et ainsi le prix des produits. Une telle conduite n'est pas admissible et est totalement inacceptable.

Section II – Interaction avec les agents de la fonction publique et les professionnels de santé

Lorsqu'il interagit avec un agent de la fonction publique ou un professionnel de santé, le distributeur doit se conformer aux lois et réglementations applicables, aux codes éthiques locaux, aux normes industrielles légales et au présent Code de conduite international des distributeurs. Cette condition s'applique à tous les pays dans lesquels le distributeur exerce ses activités. Le distributeur ne doit jamais offrir à un agent de la fonction publique ou à un professionnel de santé quoi que ce soit qui puisse être perçu comme une tentative d'influencer de manière illégitime sa décision de vendre, d'utiliser ou de recommander les produits de Coloplast ou qui puisse être perçu comme une offre en échange de toute promesse d'influence ou de résultat.

10. Réunions commerciales et promotionnelles

Les courtoisies professionnelles à l’intention des professionnels de santé ou des agents publics, dans le contexte des réunions commerciales et promotionnelles sur les produits de Coloplast, organisées en toute bonne foi, doivent être : 1) limitées aux repas, au transport et à l’hébergement ; 2) d’un montant raisonnable conformes aux normes locales ; et 3) directement liées à l’exécution d’un contrat ou à la promotion, la présentation ou la description des produits et/ou des pratiques commerciales et/ou des procédures de Coloplast. 11. Accords avec les consultants Le distributeur peut rémunérer les personnes, y compris les médecins ou autres clients ou les clients potentiels pour des services de consultation organisés en toute bonne foi en lien avec les produits de Coloplast, lorsque ces services ont de la valeur pour le distributeur et lorsque la rémunération est raisonnable et basée sur la juste valeur marchande des services fournis réellement. Tous ces accords doivent être conclus par écrit exposant le but et l'étendue de l’accord de consultation. Cet accord doit être remis à l'administration hospitalière, au supérieur du professionnel de santé ou à toute autre autorité compétente au niveau local.

12. Cadeaux

Il est généralement interdit d’offrir des cadeaux, à titre individuel, aux professionnels de santé et aux agents de la fonction publique, à l'exception de cadeaux d’un montant raisonnable sans avoir l’intention d’obtenir ou de conserver des affaires spécifiques ou d’acquérir un avantage illégitime. Cette exception ne s'applique pas aux pays dans lesquels la réception de cadeaux à titre individuel par des professionnels de santé et/ou des agents de la fonction publique est interdite par la législation locale ou les normes industrielles applicables. Dans le cas où cette exception s'applique, les cadeaux donnés aux professionnels de santé et aux agents de la fonction publique doivent être d'une valeur raisonnable et se conformer aux lois et réglementations locales applicables du pays dans lequel le professionnel de santé est autorisé à pratiquer ou dans lequel l'agent de la fonction publique exerce ses fonctions. Il est interdit d’offrir des cadeaux en espèces ou en nature au nom de Coloplast.

13. Dons

Les subventions et dons de charité ou philanthropique en lien avec l'activité de Coloplast sont autorisés seulement s'ils sont destinés à des organisations caritatives ou à d'autres entités à but non lucratif qui sont habilités à les recevoir conformément aux lois et réglementations applicables. Les dons peuvent être effectués afin de soutenir les activités générales d'une organisation bona fide ou les campagnes de financement générales des projets menés par une telle organisation. Les dons de charité ne doivent pas être versés à des particuliers mais uniquement à des organisations ou institutions et ne doivent pas être liés de quelque façon que ce soit à des utilisations ou à des recommandations passées, présentes, futures ou potentielles des produits ou services de Coloplast ou à toute promesse d'influence ou de résultat.

14. Formation, événements et parrainage

La formation doit seulement être fournie conformément aux lois et réglementations locales et ne doit pas être organisée pour influencer toute décision de façon illégitime. Si cela est autorisé par les lois et réglementations nationales, le distributeur peut organiser ou parrainer des événements afin d'informer les professionnels de santé au sujet des produits Coloplast ou afin de fournir des informations scientifiques ou pédagogiques liées aux domaines de soins et aux produits de Coloplast. Il est essentiel pour Coloplast qu’une telle formation ne compromette pas l'indépendance des professionnels de santé et n'influence pas leurs décisions concernant le traitement des patients. De tels événements et une telle formation doivent être organisés dans des lieux appropriés en tenant compte de la disponibilité des participants et de la nature de la formation. Lors de l'organisation d'un événement ou d'une formation à destination de professionnels de santé ou lors du parrainage de professionnels de santé en vue de leur participation à un événement ou à une formation, le distributeur doit prendre en charge uniquement les dépenses liées au transport, aux repas, à l'hébergement et aux frais d'inscription. Ces dépenses doivent être modestes et raisonnables. Le distributeur doit garantir une pleine conformité avec les lois nationales et locales en ce qui concerne les prises en charge financières liées à des participations à des congrès ou autres évènements où, à des formations. En l’absence de telles conditions, le distributeur doit néanmoins maintenir une transparence appropriée, par exemple en exigeant qu'une notification écrite préalable au parrainage soit remise à l'administration hospitalière, au supérieur hiérarchique du professionnel de santé ou à toute autre autorité locale compétente.

15. Échantillons et produits gratuits

La distribution de produits et d'échantillons gratuits par le distributeur doit s'effectuer conformément aux lois et réglementations locales. Les échantillons gratuits doivent être obligatoirement enregistrés dans les livres comptables et les archives. La distribution d’échantillons ou de produits gratuits ne doit pas donner lieu à l’obtention d’un avantage personnel en faveur d’un professionnel de santé ou d’un agent de la fonction publique.

Section III – Droits de l’homme, droit du travail et normes environnementales

En tant que signataire du Pacte mondial des Nations-Unies, Coloplast s'engage à soutenir et à adopter, au sein de la sphère d'influence de Coloplast, les valeurs fondamentales du Pacte mondial des Nations- Unies dans les domaines des droits de l'homme, du droit du travail, de l'environnement et de la lutte contre la corruption. En outre, il est essentiel pour Coloplast que ses distributeurs traitent leurs propres employés conformément aux lois et réglementations locales en matière de travail et d'emploi et qu'ils respectent les principes énoncés dans cette section III.

16. Santé et sécurité

Le distributeur s'engage à protéger la santé et la sécurité des employés et doit se conformer à toutes les lois et réglementations applicables dans ce domaine. Le distributeur devra fournir un environnement de travail sûr et conforme aux règles d’hygiène nationale selon la législation en vigueur. Les employés devront disposer d'un équipement de protection approprié et d'une formation suffisante en vue de l'exécution de leurs tâches.

17. Travail forcé et travail des enfants

Le distributeur doit s'assurer que les employés travaillent de plein gré, sans aucune contrainte de la part du distributeur. Il est interdit au distributeur de recourir au travail forcé ou obligatoire ainsi qu'au travail des enfants.

18. Liberté d’association

Les salariés du distributeur doivent pouvoir adhérer ou non à des associations de travailleurs, y compris à des syndicats.

19. Conditions de travail raisonnables

Le distributeur doit, au minimum, fournir à ses employés des heures de travail régulières correspondant à la rémunération minimale et aux normes industrielles fixées par la loi ou par convention collective. Le distributeur fournira une rémunération et des avantages sociaux conformes à toutes les lois et réglementations locales applicables, y compris à celles régissant le salaire minimum, les heures supplémentaires et les autres aspects de la rémunération. Le distributeur doit uniquement autoriser les mesures disciplinaires qui sont nécessaires, légitimes et pleinement transparentes et qui sont proportionnelles à l'infraction commise. Le distributeur ne doit pas utiliser ou tolérer l'utilisation du châtiment corporel, de la contrainte physique ou mentale ou des insultes et/ou menaces.

20. Non-discrimination et égalité des chances

Le distributeur ne doit pas soutenir ou adopter un comportement discriminatoire fondé sur l'appartenance raciale, la couleur de peau, le sexe, la langue, la religion, la politique ou toute autre opinion, la caste, l'origine nationale ou sociale, la propriété, la naissance, l'affiliation à un syndicat, l'orientation sexuelle, l'état de santé, les responsabilités familiales, l'âge et le handicap ou toute autre caractéristique distinctive.

21. Normes environnementales

Le distributeur doit se conformer à toutes les lois et réglementations applicables en matière environnementale liées à l'impact de son activité sur l'environnement.

Section IV – Procédures

22. Non-respect

Le non-respect du présent Code de conduite international des distributeurs sera signalé à l’attention de la direction du distributeur en vue d’un examen et, si nécessaire, d’une action corrective. Le nonrespect sera considéré comme un manquement grave au Contrat de Distribution et pourra conduire à la résiliation du Contrat de Distribution à effet immédiat ou à d'autres actions, y compris en dommages et intérêts, dont Coloplast se réserve tous les droits.

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