Coloplast est déterminé à faire des affaires avec des entreprises qui partagent son engagement envers les normes éthiques et les cadres, initiatives, normes et conventions internationales qui établissent les meilleures pratiques en matière de conduite responsable des affaires^[1].

Objet

Ce Code de Conduite est établi pour faire en sorte que tous les Distributeurs travaillant avec Coloplast soient informés des attentes et des exigences de Coloplast et puissent démontrer qu’ils s’y conforment, sur demande de Coloplast.

Champ d’application et mise en œuvre

Le Code de Conduite pour les Distributeurs de Coloplast (ci-après dénommé le "Code") définit les exigences minimales pour tous les Distributeurs de Coloplast, afin qu’ils mènent leurs activités conformément à ce Code et en pleine conformité avec l’ensemble des lois et règlements applicables. Les Termes « Distributeurs » ou « Distributeur » s’appliquent quel que soit le type de prestations fournies à Coloplast. Lorsque les normes de ce Code diffèrent des lois locales et nationales, nous attendons de nos Distributeurs qu'ils appliquent les règles les plus strictes. Les Distributeurs de Coloplast doivent s'efforcer d'agir de manière responsable dans tous les aspects de leurs relations avec les communautés locales, nationales et mondiales, y compris dans le cadre des activités commerciales, politiques, environnementales et philanthropiques auxquelles ils participent.

Les Distributeurs sont tenus de se conformer aux principes et normes, tels que stipulés dans ce Code, ainsi qu’aux autres exigences applicables. 

Les Distributeurs devraient, par exemple au moyen d'un processus de diligence raisonnable, acquérir une compréhension de leur propre impact sur la société, les communautés et l'environnement afin d'éviter et d'atténuer tout effet négatif. Les accords avec les sous-distributeurs doivent être écrits et doivent inclure des clauses de conformité et d'audit pour s'assurer que les sous-distributeurs respectent toutes les obligations de conformité applicables au Distributeur dans le cadre de son contrat avec Coloplast.

Lorsque cela est prévu contractuellement, Coloplast se réserve le droit d’auditer et de contrôler les activités des Fournisseurs afin de vérifier leur conformité.

Coloplast attend de ses Distributeurs qu'ils soient compétitifs sur la base des qualités de leurs produits et services. Les Distributeurs ne doivent pas chercher à obtenir un avantage concurrentiel déloyal ou à exercer une influence inappropriée de quelque manière que ce soit.

1. Corruption et pot-de-vin

Coloplast ne tolère aucune pratique de corruption et exige de ses Distributeurs de se conformer aux lois et règlements anti-corruption qui régissent les opérations dans les pays dans lesquels les Distributeurs font des affaires, ainsi qu'aux lois anti-corruption applicables au niveau international. Le Distributeur doit s'assurer que son personnel et les autres personnes travaillant en son nom connaissent et prennent toutes les mesures nécessaires pour se conformer à ces lois et règlements. Un Distributeur ne doit pas directement ou indirectement offrir, donner, promettre ou autoriser un pot-de-vin, un cadeau, un prêt, des honoraires, une récompense ou tout autre avantage à tout fonctionnaire ou employé du gouvernement, tout client, tout employé de Coloplast ou toute autre personne afin d’obtenir un avantage commercial ou influencer de manière inappropriée toute action ou décision. Le Distributeur ne doit jamais accepter de recevoir un pot-de-vin ou une promesse d'un pot-de-vin ou des dessous-de-table afin d'influencer une décision commerciale.

2. Fraude

Coloplast a une tolérance zéro en matière de fraude et interdit la fraude. Les allégations de fraude feront l'objet d'une enquête et seront transmises aux services répressifs en vue de poursuites pénales si nécessaire. Si un Distributeur est encouragé à participer à une activité frauduleuse ou s’il lui est proposé de prendre part à une activité frauduleuse, y compris un système de pots-de-vin, le Distributeur est censé signaler un tel incident à la ligne d'assistance éthique commerciale de Coloplast.

3. Livres et registres

C'est une exigence absolue que toutes les transactions et les dépenses engagées au nom de Coloplast soient enregistrées avec précision et maintenues dans les livres, les registres et les comptes du Distributeur en temps voulu et avec un niveau de détail raisonnable conformément aux principes comptables généralement acceptés. Les entrées fausses, trompeuses, incomplètes, en double, inexactes ou artificielles dans les livres et registres du Distributeur sont strictement interdites. Les Distributeurs doivent s'assurer que des contrôles internes adéquats sont en place.

4. Cadeaux et hospitalité commerciale

Dans le cadre de leurs relations d'affaires, nos Distributeurs doivent s'assurer que le fait d’offrir ou de recevoir tout cadeau ou toute forme de courtoisie commerciale, y compris l'hospitalité, est autorisé par la loi et la réglementation, que cela ne contrevienne pas aux règles et normes de l’entreprise du destinataire et que cela soit conforme aux coutumes et pratiques usuelles du marché. Les cadeaux et l'hospitalité offerts aux employés de Coloplast ne peuvent pas dépasser une valeur symbolique et ne peuvent jamais être offerts afin d'influencer les décisions commerciales. L'hospitalité offerte aux employés de Coloplast doit toujours être liée aux activités commerciales. Des règles plus strictes s'appliquent aux cadeaux destinés aux professionnels de santé et aux fonctionnaires, cf. section 4 ci-dessous.

5. Dons et contributions

Les Distributeurs de Coloplast doivent éviter toute contribution politique, don caritatif ou parrainage afin d’obtenir ou donnant l'apparence de tenter d'obtenir un avantage concurrentiel déloyal ou d'exercer une influence inappropriée.  Les dons caritatifs ne peuvent être faits qu'à des organisations caritatives ou à d'autres entités à but non lucratif qui ont des objectifs caritatifs ou philanthropiques. Les dons caritatifs peuvent être faits uniquement à des organisations, et non à des individus et ne peuvent en aucune façon être liés à l'utilisation passée, présente ou potentielle future ou à la recommandation des produits ou services de Coloplast ou à toute promesse d'influence ou de résultat.

6. Conflit d’intérêts

Les Distributeurs sont encouragés à lutter activement contre tout conflit d'intérêts dans leurs relations commerciales. Le Distributeur est tenu d'identifier et d'éviter les situations où il existe un conflit d'intérêts réel, perçu ou potentiel. Tout conflit d'intérêt réel, perçu ou potentiel doit être signalé à Coloplast par écrit dès qu'il est identifié, afin qu'il puisse être atténué en conséquence.

7. Lois antitrust et sur la concurrence

Les Distributeurs de Coloplast sont tenus d'adhérer aux lois antitrust et autres lois sur la concurrence. Même la perception d'une conduite inappropriée doit être évitée. Le Distributeur ne doit jamais accepter de se concerter ou de coopérer avec les concurrents de quelque façon que ce soit pour fixer les prix, établir un niveau de prix minimum, unifier d'autres conditions importantes d'approvisionnement, ou de toute autre façon violer les principes de libre concurrence.

8. Appels d'offres

Dans de nombreux pays, les appels d'offres représentent la procédure de passation de marché typique, laquelle est régie par les lois et règlements locaux qui doivent être respectés. Pour répondre à un appel d'offres, un Distributeur peut avoir besoin d'une lettre de représentation de Coloplast, et le fait que le Distributeur ait un contrat écrit et en cours avec Coloplast est une condition préalable à l'émission d'une telle lettre. Le Distributeur doit respecter la confidentialité et suivre toutes les exigences légales en matière d’appels d'offres publics et fournir uniquement les informations officielles et généralement disponibles sur les produits et services de Coloplast. Il est interdit au Distributeur de s’entendre ou d'être de connivence avec les autorités d'adjudication, les professionnels de santé ou des sous-distributeurs, sur la mise en place/structure des marchés publics et d’assister les autorités responsables des appels d'offres dans la rédaction ou la révision des spécifications des appels d'offres. Aucun matériel promotionnel ou marketing non officiel ne doit être fourni, et aucune influence inappropriée d’une personne ayant un rôle décisionnel dans un appel d'offres ne peut être recherchée.

9. Contrôles des exportations et restrictions commerciales

Coloplast s'engage à suivre les lois qui limitent le commerce avec certains pays, entités et individus, ainsi que l'exportation et la réexportation vers ceux-ci. Dans le cadre de leurs activités portant sur les produits de Coloplast, les Distributeurs doivent respecter les lois nationales et internationales applicables en matière de contrôle du commerce extérieur concernant les transactions commerciales avec des pays, des entreprises et des personnes (sanctions), et le transfert de biens et de services, de logiciels ou de technologies entre pays (contrôles à l'exportation).

10. Patients et associations de patients

Il est important que les personnes ayant des besoins de soins de santé intimes soient traitées avec respect et dignité. Ces personnes devraient être informées quant aux produits et services de Coloplast, et ce de manière juste et loyale et en temps utile. Les Distributeurs ne doivent jamais interférer ou compromettre l'intégrité de la relation entre les patients et les professionnels de santé. Lorsqu'ils collaborent avec des patients ou des asociations de patients, les Distributeurs doivent s'assurer que la rémunération, le cas échéant, versée aux patients et à leurs associations est proportionnelle et représente une juste valeur marchande au regard des services fournis par le patient, l'association de patients ou les représentants de l'association de patients.

11. Confidentialité des données

Les Distributeurs doivent respecter le droit à la vie privée et à la protection des données de leurs employés, de leurs clients, des patients plus généralement des personnes avec lesquelles ils interagissent. Ils doivent adhérer à toutes les lois applicables en matière de protection des données et se conformer aux exigences contractuelles en matière de confidentialité et de sécurité des informations.

12. Propriété intellectuelle et informations confidentielles

Les Distributeurs doivent respecter les droits de propriété intellectuelle de Coloplast, protéger les secrets commerciaux de Coloplast, et sauvegarder les informations des partenaires commerciaux. Les Distributeurs doivent protéger les informations protégées et confidentielles de Coloplast et doivent s'assurer que les informations non publiques obtenues au cours de ses relations commerciales avec Coloplast ne sont pas utilisées de manière inappropriée au profit du Distributeur, de ses employés ou d'autres personnes. Le Distributeur ne doit jamais négocier des actions dans une société sur la base d'informations protégées - que la société soit un concurrent, un partenaire commercial, un fournisseur ou tout autre tiers. Le Distributeur ne doit jamais transmettre des informations d’initiés et/ou encourager quiconque à prendre une décision sur des opérations portant sur les actions de Coloplast sur la base d'informations protégées.

Le Distributeur ne doit jamais offrir à un fonctionnaire ou à un professionnel de santé quoi que ce soit qui puisse être perçu comme une tentative d'influencer de manière illégitime sa décision de vendre, d'utiliser ou de recommander les produits de Coloplast ou qui puisse être perçu comme une offre en échange de toute promesse d'influence ou de résultat.

13. Réunions et hospitalité liés à des réunions de vente et de promotion

Les Distributeurs ne peuvent offrir d'hospitalité (y compris les repas) aux professionnels de santé que conformément aux lois et aux réglementations sectorielles applicables, et dans le cadre d'un événement ou d'une réunion légitime. Les événements et les réunions doivent toujours se dérouler dans des lieux appropriés et dans un cadre adapté à l'événement ou à la réunion, et il convient de toujours garder à l'esprit l'importance de l'image et de la perception. Toute hospitalité liée à un événement doit être modérée et raisonnable et doit être subordonnée, dans le temps et dans son objectif principal à l'événement ou à la réunion. De la même façon, l'organisation des déplacements doit être limitée à un niveau raisonnable.

14. Contrats avec les consultants

Le Distributeur peut rémunérer des personnes, y compris des médecins ou d'autres clients ou clients potentiels, pour des services de consultation en rapport avec les produits Coloplast, lorsque les services présentent un intérêt pour le Distributeur et que les honoraires sont raisonnables et basés sur la juste valeur marchande pour les services effectivement fournis. Toutes ces prestations doivent faire l’objet d’un contrat  écrit et d’une notification écrite adressée à l'administration de l'hôpital, au supérieur du professionnel de santé ou à toute autre autorité locale compétente, indiquant l'objet et la nature des services de consultation.

15. Cadeaux et autres avantages aux professionnels de santé et fonctionnaires

Les cadeaux et autres avantages offerts aux professionnels de santé et aux fonctionnaires sont généralement interdits. Le Distributeur peut offrir des cadeaux et d'autres avantages à un professionnel de santé uniquement lorsque les lois locales ou les codes industriels applicables le permettent. Si les cadeaux sont autorisés, ces cadeaux doivent toujours être de valeur modeste et avoir un objet professionnel ou éducatif ou bénéficier aux patients. Aucun cadeau en espèces ou en quasi-espèces ne peut être fait au nom de Coloplast à des professionnels de santé ou des fonctionnaires.

16. Événements, bourses d'études et parrainages impliquant des professionnels/organisations de la santé

Les Distributeurs peuvent accorder des subventions éducatives ou des parrainages forfaitaires aux professionnels de santé ou aux organisations de santé conformément aux lois et règlements en vigueur, y compris les codes locaux et régionaux, à savoir le code de conduite éthique des affaires de MedTech, le code de conduite éthique des affaires de Mecomed et le code de conduite éthique d’Advamed. Ces parrainages forfaitaires peuvent également être accordés aux organisateurs de conférences accréditées. Les subventions éducatives ou les parrainages forfaitaires ne peuvent être accordés que pour des conférences sérieuses, indépendantes, éducatives, scientifiques ou relatives aux politiques sanitaires, qui promeuvent les connaissances scientifiques, le progrès médical et/ou la délivrance de soins de santé efficaces. Ces parrainages ne peuvent pas être destinés à la participation d'une personne spécifique, que ce soit à la demande ou sur instruction du Distributeur. Les Distributeurs ne peuvent pas non plus financer directement, au nom de Coloplast, la participation de professionnels de santé à des conférences organisées par des tiers ou à d'autres événements similaires, à moins que le professionnel de santé intervienne en tant qu’orateur pour le compte de Coloplast. Si cela est convenu avec Coloplast, le Distributeur peut organiser ou sponsoriser des événements pour informer les professionnels de santé sur les produits Coloplast, ou pour fournir des informations scientifiques ou éducatives relatives aux produits et services Coloplast, y compris Coloplast Care. Il est essentiel pour Coloplast que ce soutien éducatif ne compromette pas l'indépendance des professionnels de santé ou leurs décisions concernant le traitement des patients et de tels événements doivent toujours avoir lieu dans des endroits appropriés et non luxueux en tenant compte la facilité d’accès pour les participants et la nature de la formation/événement. Dans le cadre de l'organisation d'un événement/d'un soutien éducatif pour les professionnels de santé ou du parrainage de leur participation à un événement/une formation, le Distributeur ne peut payer que les frais de déplacement, de repas, d’hébergement et les frais d'inscription et ces dépenses doivent être d’un niveau raisonnable et modeste.

17. Transparence

Le Distributeur doit respecter toutes les exigences applicables en matière de transparence et de déclaration des honoraires de conseil et autres honoraires, subventions, hospitalité ou autres avantages fournis aux professionnels de santé et aux organisations de santé, ainsi que toutes exigences d’autorisation concernant les bourses d'études et parrainages. Lorsque de telles exigences ne sont pas requises, le Distributeur doit néanmoins maintenir une transparence appropriée, par exemple en exigeant qu'une notification préalable écrite quant à un parrainage soit adressée à l'administration de l'hôpital, au supérieur hiérarchique du professionnel de santé ou à toute autre autorité locale dûment compétente.

18. Échantillons et produits gratuits

Le Distributeur doit uniquement fournir des produits et des échantillons gratuits conformément aux lois et règlements locaux et au contrat conclu avec Coloplast. Les échantillons gratuits doivent être correctement enregistrés dans les livres et les registres. La fourniture d'échantillons ou de produits gratuits ne doit pas entraîner de bénéfice personnel pour un professionnel de santé ou un fonctionnaire et doit toujours être maintenue à un niveau raisonnable.

Les Distributeurs de Coloplast sont tenus de respecter toutes les lois, règlements et normes internationales applicables en matière de conditions de travail et de protection des droits de l'homme.

19. Santé et sécurité

Coloplast attend de ses Distributeurs qu'ils procurent un environnement de travail sûr et sain pour les employés et les autres personnes qui se trouvent sur le site d'un Distributeur.

20. Conditions de travail

Les Distributeurs doivent fournir à leurs employés un contrat de travail ou tout autre document de valeur contractuelle décrivant les principales conditions de leur emploi, rédigé dans une langue qu'ils comprennent, conforme à la réglementation locale, et comprenant au minimum les dispositions applicables du présent Code relatives aux droits des travailleurs. Les Distributeurs doivent établir et appliquer des procédures disciplinaires, de grief et de licenciement équitables. Les Distributeurs doivent prendre des précautions supplémentaires pour respecter les droits et le bien-être des travailleurs migrants dont les droits peuvent être menacés ou qui peuvent ne pas avoir accès aux services publics de base.

21. Non-discrimination et égalité des chances

Coloplast exige de ses Distributeurs qu'ils garantissent l'égalité de traitement de leurs employés et s'abstiennent de toute forme de discrimination. Les Distributeurs doivent garantir un lieu de travail exempt de harcèlement et d'abus, et ne pas utiliser, ou permettre l'utilisation de sanctions corporelles ou d'autres formes de coercition mentale ou physique, de harcèlement sexuel ou d'abus, ni de menacer de tels traitements. Coloplast encourage les Distributeurs à promouvoir l'inclusion et la diversité au sein de sa main-d'œuvre.

Ressources environnementales et naturelles

Les Distributeurs doivent intégrer les considérations environnementales dans leurs activités et s'efforcer de s'améliorer continuellement, en minimisant les effets négatifs de leurs activités et de leurs produits sur l'environnement. Les Distributeurs doivent se conformer aux lois et réglementations environnementales locales et nationales applicables, ainsi qu'à toutes les exigences relatives aux licences et permis environnementaux.

Signalement des préoccupations

Si les Distributeurs de Coloplast considèrent qu'un employé de Coloplast, ou toute personne agissant au nom de Coloplast, agit de manière contraire à l'éthique, inappropriée ou illégale, ils doivent rapidement faire part de leurs préoccupations par le biais de la ligne d'assistance éthique disponible sur le site https://ethicshotline.coloplast.com ou par le biais d'une application (soit dans Google Play ou App Store).

Conséquences en cas de non-respect

L'objectif principal de ce Code est d'établir une base pour le développement positif de pratiques responsables, par le biais de dialogues réguliers et de relations de travail continues. Le non-respect du Code sera signalé à la Direction du Distributeur pour qu'elle en prenne connaissance et, le cas échéant, prenne des mesures correctives. Toutefois, le non-respect du Code pourra être considéré comme une violation substantielle du contrat conclu avec le Distributeur et pourra conduire à la résiliation de plein droit, avec effet immédiat, dudit contrat, ou à d'autres actions, y compris des dommages-intérêts, pour lesquels Coloplast se réserve tous les droits.

[1] Tels que le Pacte Mondial des Nations Unies (UNGC), les Objectifs de Développement Durable (SDG), les Principes Directeurs des Nations Unies sur les Entreprises et les Droits de l'Homme (UNGP), la Déclaration Universelle des Droits de l'Homme des Nations Unies, les Conventions Fondamentales de l'Organisation Internationale du Travail (OIT), la Convention des Nations Unies contre la Corruption, les Principes Directeurs de l'OCDE à l'intention des entreprises multinationales et la Convention de l'OCDE sur la Lutte contre la Corruption d'Agents Publics Etrangers dans les Transactions Commerciales Internationales.